Как провести корпоратив на удаленке: онлайн‑диджей и фуршет по рассылке

В этом году из-за пандемии многие крупные компании могут остаться без новогодних корпоративов: число гостей ограничили до 50, а время проведения – до 23:00. Хотя корпоративы не запретили полностью, веселиться придется в масках и с соблюдением дистанции. Альтернативой такому урезанному празднику могут стать онлайн-корпоративы. О том, как их организовать и провести, РИАМО рассказали специалисты event-агентств.

Платформы для онлайн-корпоратива

Еще с весны 2020, когда шла первая волна коронавируса, event-агентства активно используют онлайн-пространство для того, чтобы организовать удаленный праздник, который может быть ничуть не хуже праздника в режиме офлайн, уверяют они.

По словам, специалиста event-агентства «Мосивент» Анастасии Шаровой, существует множество вариантов для проведения онлайн-мероприятия.

Стриминговая платформа – трансляция видео в режиме реального времени или в записи с неограниченным числом участников (например, YouTube).

Платформа для видеоконференций и живого общения в прямом эфире – Skype, Zoom, WebEx. Этот вариант подойдет только для небольших мероприятий.

Многофункциональная платформа – специализированный сервис, где есть возможность видеотрансляции, размещения материалов, участия неограниченного числа людей в различных активностях – опросы, викторины, голосования.

Можно также совместить две площадки – выбрать подходящую платформу и использовать во время мероприятия дополнительные инструменты, например, Telegram-чат, страницу в Instagram, Skype и Zoom.

«Наиболее эффективной является многофункциональная платформа, поскольку она характеризуется высоким качеством видеотрансляции, высоким уровнем конфиденциальности и безопасности, а также обладает расширенным функционалом, позволяющим реализовывать любые запросы клиента по онлайн-мероприятиям», - считает Анастасия.

Основатель event-агентства «Абетель» Людмила Светочева тоже за проведение онлайн-мероприятий на специализированных платформах.

«На сегодняшний день уже появились специализированные разработки типа UU.events – платформа, специально разработанная под онлайн-мероприятия. Но Zoom также остается одним из самых популярных решений ввиду доступности и изученного интерфейса», - говорит Людмила.

По ее словам, когда карантин только начался, первые мероприятия проводили в Zoom и Skype. Но с этими ресурсами стали возникать проблемы: некоторые компании запретили их использование в целях корпоративной безопасности, какие-то мероприятия невозможно было провести на этих платформах из-за количества участников или «подвисания».

Новые правила проведения корпоративов в Москве во время пандемии>>

Как создать настроение

При организации онлайн-мероприятий event-агентства сталкиваются с проблемой невысокой вовлеченности участников.

«Желающих прийти на корпоративное мероприятие в ресторан и провести вечер в живом общении с коллегами гораздо больше, чем подключиться из дома к онлайн-мероприятию», - делится опытом Анастасия Шарова.

В агентстве «Мосивент» разработали «формулу успеха» для хорошего настроения участников онлайн-вечеринки и их высокой вовлеченности.

Необходимо провести предварительную работу до праздника – устроить конкурсы и челленджи в соцетях и на выбранной платформе, съемки видеоконтента с участием сотрудников компании.

Если на корпоративе будут конкурсы, то предварительное анонсирование призов и подарков простимулирует участие в мероприятии.

Главное правило онлайн-корпоратива, по мнению специалистов «Мосивент»: «Только о клиенте и только с участием клиента!»

Чтобы активизировать и вовлечь участников в процесс, необходимо заранее продумать интерактивную программу – игры, конкурсы, опросы.

В живых мероприятиях людей можно заинтересовать яркой шоу-программой, в Интернете же все это можно найти на разных видеоплощадках, поэтому здесь важно делать то, что нельзя найти в Сети.

«Безусловно, создать настроение в онлайне сложнее – мы не видим жесты, позы, радость и искры в глазах другого человека», - говорит Людмила Светочева.

По ее мнению, нужного настроения помогут добиться несколько вещей:

- одинаковые предметы одежды, реквизит для конкурсов и мастер-классов, которым необходимо заранее обеспечить участников онлайн-мероприятия;

- какая-то совместная активность участников корпоратива до праздника, например, подготовка песни, презентации, анимации. Все будут ждать результат, и это объединит людей;

- наличие диджея.

«Казалось бы, зачем он на онлайн мероприятии? Но его присутствие создает атмосферу. Все видят диджейский пульт и работу на нем, что добавляет интереса к этой части мероприятия», - поясняет Людмила.

Конкурсы для онлайн-корпоратива

Специалисты event-агенств предлагают такой список мероприятий на онлайн-корпоратив:

1) Квиз, мафия, «Что, где, когда?» – интеллектуальные игры с вопросами на разную тематику, где возможно командное и индивидуальное участие;

2) Квест – командный вид развлечений, где для победы понадобятся эрудиция и умение нестандартно мыслить;

3)Специальный гость – приглашенный спикер с возможностью интерактива;

4) Тренинги– метод активного обучения и применение нового опыта;

5)Мастер-классы разной направленности– творческие, художественные, кулинарные, уроки красоты, школа сомелье или домашнего пивоварения – здесь может быть множество вариантов;

6) Конкурсы и соревнования между участниками;

7) Шоу-программы – развлекательные выступления артистов разных жанров;

8) Онлайн-фуршет – рассылка кейтеринг-боксов и напитков, в том числе алгоголя, для всех участников онлайн-мероприятия.

Эксперимент РИАМО: пять правил, как организовать онлайн‑вечеринку>>

Как выбрать ведущего

Анастасия Шарова советует обратить внимание на то, чтобы ведущий имел опыт проведения онлайн-мероприятий и умел держаться перед камерой – это может быть работа в прямом эфире или запись собственного блога.

По мнению Людмилы Светочевой, хороший офлайн-ведущий обычно хорош и в онлайне.

«Мы обкатывали программы и работу ведущих на своих семьях, друзьях, коллегах. Только после личного участия в такой программе понимаешь, какой ведущий лучше всего подходит для какой аудитории и задачи», - говорит она.

Как заработать на карантине: ведущая Zoom‑вечеринок о свадьбах и «Мафии» онлайн>>

Хороший интернет и генеральная репетиция

Для того, чтобы онлайн-мероприятие прошло гладко, важна предварительная работа. Специалисты советуют заранее обратиться в агентство и получить консультацию по срокам и исполнению выбранных задач.

«Различные работы могут потребовать срок от недели до нескольких месяцев», - говорит Анастасия Шарова.

Чтобы обеспечить техническую сторону онлайн-мероприятия и избежать накладок, необходимо соблюсти следующие пункты:

1) Быстрый интернет – лучше заранее обговорить с поставщиком услуг ваши запросы и обеспечить хорошую связь во время корпоратива;

2) Технический специалист, который будет сопровождать мероприятие, или модератор, который в нужное время подключит участников и будет отвечать на вопросы в чатах;

3) Проверка готовности – до начала мероприятия лучше протестировать соединение заранее, например, собрав небольшую тест-группу из числа участников.

4) Генеральная репетиция – репетиции и прогоны хороши не только в театрах, но и в организации онлайн-мероприятий. «Необходимо провести генеральную репетицию и прогон с тестированием всех технических служб и подключением трансляции в тестовом режиме», - советует Анастасия Шарова;

5) Хранение данных – после мероприятия все данные можно сохранить на облачном архиве, объем которого также нужно предварительно рассчитать;

6) Безопасность – нужно заранее подумать о том, как участники будут входить на мероприятие, с помощью каких логинов и паролей. В «Мосивент» советуют после завершения мероприятия удалить все фото, видео и презентации из Сети.