Зачем нужна электронная трудовая книжка и как ее получить

Обо всех тонкостях получения ЭТК, а также о ее плюсах и минусах РИАМО рассказали эксперты.

Нормативные акты

С 1 января 2020 года в России начался ввод электронных трудовых книжек. Его регулирует Федеральный закон от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ, который вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. А Федеральный закон от 24 апреля 2020 года N 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»» дает Правительству РФ право устанавливать порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности, говорит ведущий юрист «Европейской юридической службы» Ольга Широкова.

В Трудовом кодексе появилась статья 66.1, в соответствии с которой работодатель формирует в электронном виде информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работников и представляет ее для хранения на информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кроме того, 4 февраля 2020 года вступило в силу Постановление Правления Пенсионного Фонда Российской Федерации от 25.12.2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Постановление фиксирует форму и формат ежемесячного отчета, подаваемого в ПФР до 15 числа месяца, следующего за отчетным, если в отношении его работников проводились следующие кадровые мероприятия:

- прием на работу;

- перевод на постоянную работу;

- увольнение;

- установление работнику 2-ой и последующей профессии или иной квалификации;

- переименование работодателя;

- в случае подачи работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки.

Что такое электронная трудовая книжка

«Само понятие «электронная трудовая книжка» – оксюморон, в том смысле, что никаких документов в виде отдельных файликов не существует», – поясняет Илья Данцкер, консультант по трудовым отношениям, автор проекта KadroDel.ru с десятилетним стажем работы в сфере HR. ЭТК именуется совокупность сведений о трудовом стаже работника, хранящаяся на серверах Пенсионного фонда и в электронных системах работодателей. При необходимости эти сведения могут высылаться на электронную почту или распечатываться в виде специальных форм СТД-Р и СТД-ПФР. Формы эти мало чем отличаются от привычной бумажной книжки. Аббревиатура «СТД» означает «сведения о трудовой деятельности» – именно так по закону и называется электронная трудовая книжка.

«Приходится рисковать»: как работают люди, которые не могут уйти на карантин>>

Как завести электронную трудовую книжку

По словам Софьи Повзиковой, руководителя отдела по кадровому администрированию «Coleman Services», до 30 июня 2020 года включительно работодатели должны уведомить всех сотрудников (в том числе совместителей, пенсионеров, иностранных работников) в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, а также о праве работника подать письменное заявление и сделать выбор. В зависимости от него работодатель либо продолжит вести трудовую книжку в бумажном виде в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, либо будет предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ в новом порядке.

Заявление в произвольной форме надо подать до 31 декабря 2020 года (совместители делают свой выбор по основному месту работы).

На работников, которые решили сохранить бумажную трудовую или не заявили о своем выборе, работодатель должен вести бумажные трудовые книжки как обычно (ст. 2 Закона N 439-ФЗ), а также подавать сведения о трудовой деятельности этих работников в электронной форме. То есть работодатель фактически будет вести двойную работу, отмечает Широкова.

Если работодатель получил заявление о выборе ведения трудовой книжки в порядке статьи 66.1 ТК РФ, он должен выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку. При этом он вносит в нее закрывающую запись, делаются соответствующие отметки в Книге учета ведения трудовых книжек.

Илья Данцкер не советует торопиться и переходить на ЭТК. По его мнению, надежнее остаться с бумажной версией. В этом случае работодатель все равно будет вести вашу электронную трудовую книжку, представляя соответствующие сведения в ПФР, так что она всегда будет обновленной и актуальной, и вы сможете перейти на нее, как только захотите. Но в качестве подстраховки у вас будет и актуальная версия бумажной книжки, что куда надежнее, чем полагаться исключительно лишь на сервера ПФР.

Как бы то ни было, скоро все в любом случае перейдут на ЭТК, а бумажные трудовые книжки уже не будут вестись на тех работников, которые впервые трудоустроятся в 2021 году, добавила Ольга Широкова.

Как пользоваться электронной трудовой книжкой

Доступа к серверам ПФР и к электронным системам работодателя у работника нет. Но сотрудник, перешедший на ЭТК, в любой момент может запросить ПФР или работодателя предоставить ему данные о его трудовой по формам СТД-ПФР или СТД-Р (например, если ему нужны эти сведения при увольнении). По словам Данцкера, для этого работодателю направляется заявление в письменном или электронном виде (зависит от конкретного порядка в конкретной компании), а от ПФР сведения можно получить через официальный сайт, портал «Госуслуги» или обратившись лично в ПФР либо МФЦ.

Важно помнить, что по закону проделать все это работник имеет право лишь после того, как подаст работодателю заявление о переходе на ЭТК. А до того «сведения о трудовой деятельности» работника хотя и будут формироваться и обновляться на серверах ПФР, предоставлять работнику соответствующие формы вышеперечисленные инстанции не будут. Таков порядок, прописанный в законе, отмечает эксперт.

В итоге человек получает документ («сведения о трудовой деятельности») и при трудоустройстве представляет и его, и свою старую бумажную трудовую книжку. Это нужно делать, так как «сведения» содержат информацию только о работодателях с момента начала ведения ЭТК, а весь предыдущий стаж находится в бумажной трудовой книжке. Стаж же необходим для оплаты больничного листа. Бумажную трудовую при устройстве на работу вам обязаны будут сразу же вернуть – хранить ее у себя работодатель больше не имеет права.

Что почитать, пока ищешь работу: бизнес‑литература для востребованных специалистов>>

Дистанционная работа и самоизоляция

По словам Данцкера, случаи перехода на ЭТК пока единичны. К тому же, многие работодатели ждут последнего дедлайна и не собираются информировать своих работников до 30 июня. Поэтому сейчас, в условиях режима самоизоляции и удаленного формата работы для многих граждан, переход на ЭТК или его отсутствие мало на что повлияет.

Однако с 10 апреля и до конца года действуют «Временные Правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 8 апреля 2020 года № 460. Пункт 6 Правил предписывает работодателям «представлять в ПФР информацию в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения)». Речь идет как раз о части тех самых «сведений о трудовой деятельности». Раньше они подавались в ПФР лишь на следующий месяц после кадрового события, не позднее 15-го числа, а переход на ускоренные сроки подачи планировался с 2021 года. Из-за коронавируса сроки сократили уже сейчас. Теперь службы занятости оперативно смогут узнавать от ПФР (при помощи механизма межведомственного электронного взаимодействия), кто имеет право на пособие (при увольнении) и кто лишается права на таковое (при трудоустройстве). Сам гражданин в этом случае ни на что не влияет, и спешить переходить на ЭТК причин нет – все происходит в автоматическом режиме без его участия.

По словам Широковой, введение ЭТК облегчит трудоустройство дистанционных сотрудников. Если раньше в случае «удаленки» стороны обычно договаривались, что сведения в трудовую книжку вноситься не будут, а трудовой стаж будет подтверждаться экземпляром трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), то теперь внести данные о трудоустройстве станет легко, даже если сотрудник находится, например, в другом городе.

Плюсы и минусы ЭТК

По мнению Софьи Повзиковой, с одной стороны, в связи с введением ЭТК у организации появляется дополнительная ответственность за внесение сведений о трудовой деятельности, за сроки сдачи отчетности и прочее. С другой стороны, у работодателя сокращаются издержки на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек. Также минимизируется количество ошибочных и/или недостоверных сведений о трудовой деятельности, создаются дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства, обеспечивается быстрый доступ работника к информации о стаже, в том числе при оформлении пенсий и получении государственных услуг. К тому же, с ЭТК работодателям и государству проще вести статистику. Однако в первое время сохранят бумажные трудовые книжки от 85 до 100% уже работающих сотрудников, предполагает эксперт.

Илья Данцкер считает, что среди плюсов ЭТК – невозможность потерять или испортить ее, как бумажную книжку. Также необязательно контактировать с отделом кадров, СТД можно получить в электронном виде. Кадровикам удобнее вести ЭТК удаленно, особенно в режиме самоизоляции. Вероятность ошибок действительно снижается, так как специалисты ПФР, куда подаются сведения, сразу же на них укажут. Штрафовать за неточности начнут только с 2021 года. Из минусов – ЭТК может пострадать при сбое на серверах ПФР. Еще один недостаток: у кадровиков прибавится работы, ведь они должны будут вести как ЭТК, так и бумажную книжку на тех, кто не согласился перейти на новый формат.

Ольга Широкова отмечает, что благодаря электронному формату работникам при выходе на пенсию не надо будет посещать ПФР, так как вся информация о трудовом стаже уже поступит туда по защищенным каналам связи. Трудовые книжки будет труднее подделать. Но существуют и риски: любая система, база данных может дать сбой. Например, неверная буква в фамилии или названии компании, и трудовой стаж человека (а может и сам человек) «потерялся» в информационной базе. Бремя доказывания будет лежать на самом гражданине. Наконец, ряду людей будет некомфортно в отсутствие бумажного носителя.

«Вместо заработка – выживание»: как коронавирус повлиял на работу московских таксистов>>