Правила цифрового этикета: можно ли звонить без предупреждения и отмечать коллег на фото

Как вежливо общаться в онлайн‑среде, используя электронную почту, соцсети и мессенджеры, читайте в материале РИАМО.

Зачем нужен цифровой этикет

Цифровой этикет — это набор правил, основанных на принципе взаимного уважения пользователей. Следование этим правилам позволяет сохранить время и силы в эру онлайн-общения.

Также цифровой этикет помогает более комфортно общаться и быстрее достигать договоренностей, поясняет Анна Фокина, специалист по современному этикету, председатель Международной ассоциации консультантов по этикету и коммуникациям.

«Полгода жила без мобильного»: москвичи о жизни без гаджетов и интернета>>

Электронная почта

При написании писем в электронной почте нужно заполнять поле с темой — это одно из основных правил по словам Татьяны Барановой, эксперта по практическому бизнес-этикету, лауреата Национальной премии в области протокола и этикета.

Кому бы мы ни писали — коллеге или родственнику — желательно указать тему письма, чтобы было понятно, о чем оно. Это как минимум поможет получателю определить срочность его прочтения и с большим удобством пользоваться поиском в почте.

Отвечая на письмо малознакомого человека, лучше использовать то имя, которое он сам указал. Также не нужно употреблять уменьшительно-ласкательные формы имени незнакомца.

Предпочтительнее обращаться к человеку по имени, добавила Виктория Акатьева-Костылева, практикующий психолог и ведущая программ по этикету: вариант «Здравствуйте, Василий!», звучит лучше, чем просто «Здравствуйте!». А вот фразы «Доброго времени суток» стоит избегать, нейтральное «Здравствуйте» — грамотный вариант и подходит для любых часовых поясов.

Что касается обращения на «вы», то это местоимение принято писать с большой буквы только в официальной переписке. Написание с маленькой буквы считается нормой. Однако, рассуждает Татьяна Баранова, при общении со старшим поколением лучше писать местоимение с заглавной.

Сам текст должен быть лаконичным и ясным: вокруг много информационного шума, а у людей мало свободного времени, поэтому они рассчитывают, что сразу поймут смысл написанного.

Строгость оформления зависит от того, кому письмо предназначено и какую тему в нем обсуждают. Так, в деловой переписке не приветствуются цветные шрифты, смайлики или капслок (написание слов заглавными буквами могут воспринять как крик). Письмо стоит проверить на орфографические и пунктуационные ошибки, опечатки — для этого можно воспользоваться специальными сайтами, рекомендует Акатьева-Костылева.

По словам Татьяны Барановой, подпись в письме обычно содержит один или несколько контактов для обратной связи. В компаниях, как правило, есть корпоративный шаблон подписи, а для личной переписки можно самостоятельно выбрать подходящий альтернативный способ связи (например, указать номер телефона или адрес страницы в социальной сети). Допустимо не указывать ничего, кроме имени (и, возможно, рода занятий), если вы предпочитаете общаться только по e-mail.

Электронная почта не считается способом оперативной коммуникации — предполагается, что ответ на письмо можно дать в течение 1-2 дней, напомнила Баранова.

«Странные адреса рабочей электронной почты производят негативное впечатление: [e-mail] или [e-mail] — реальные примеры из моей практики», — делится Анна Фокина.

Выберите адекватное название электронной почты, по которому вас будет легко опознать, например, [e-mail]. Аватарки в электронной почте, мессенджерах и социальных сетях не должны содержать обнаженных частей тела, сигарет или алкоголя. Также не стоит загружать смешные изображения.

Порядочный юзер: как правильно вести себя в социальных сетях>>

Мессенджеры

Мессенджерами мы пользуемся, когда ожидаем быстрого ответа. Мысль лучше формулировать в одном сообщении, а не дробить ее на несколько отдельных: «Дима, привет! Я по поводу планов на выходные. Удобно сейчас обсудить?». В деловой переписке это правило соблюдать особенно важно.

К голосовым сообщениям относятся неоднозначно: с одной стороны, это удобно — они экономят время отправителю, а с другой — отнимают его у получателя, считает Баранова. Поэтому перед отправкой аудио лучше поинтересоваться у получателя, удобно ли ему будет прослушать послание.

В любом случае, не стоит отправлять голосовые сообщения незнакомым людям, говорит Акатьева-Костылева. Данная форма коммуникации может быть допустима и удобна в общении с друзьями или родственниками при взаимной договоренности.

Смайлы или стикеры в мессенджерах вполне приемлемы, если это не консервативная деловая переписка, считает Татьяна Баранова. При этом надо убедиться, что и отправитель, и получатель одинаково понимают знаки и картинки и точно не оскорбятся, увидев такое в сообщении.

Отписка вместо расставания: как изменилось общение в эпоху соцсетей>>

Zoom и Skype

Онлайн-этикет на этих платформах особенно важен.

Если речь идет о видеоконференции, считается, что камеру должны включить все участники (если это встреча не на 100 человек). А вот микрофон можно временно выключить, если, допустим, это деловая встреча и сейчас произносит речь один из спикеров: фоновые шумы — ремонт за стенкой, закипающий чайник, газонокосилка за окном, — могут отвлекать.

На онлайн-встречи не принято опаздывать, технические вопросы с подключением решать нужно заранее. Не стоит постоянно отвлекаться на своих домашних, телефонные звонки или на другие посторонние задачи и общение во время разговора.

Выглядеть нужно в соответствии с ситуацией, а фон по возможности должен быть нейтральным или деловым, если это рабочий звонок. Незаправленная кровать или сушилка с развешанным бельем вряд ли станут украшением как делового, так и личного общения.

Анна Фокина напомнила, что в цифровом пространстве сохраняется принцип старшинства, характерный для делового общения, то есть приоритет остается за тем, кто выше по должности или положению. Например, старший по должности последним приходит на онлайн-конференцию и первым покидает ее. Кстати, аналогичные правила распространяются и на телефонные переговоры — первым вешать трубку должен начальник или клиент.

Татьяна Баранова уверена: в публичном месте, например, на улице или в торговом центре, от видеозвонков лучше воздержаться. Связь может быть нестабильной, а громкий разговор может не понравиться окружающим. Также разговоры в общественных местах лишают их конфиденциальности.

Топ‑10 коворкингов Москвы: где поработать вне дома и офиса>>

Телефон

Онлайн-коммуникация стирает границы между личным и рабочим временем. Чтобы проявить уважение к собеседнику, лучше без острой необходимости не беспокоить людей ранее 9:00 и позднее 21:00. В крайнем случае можно написать сообщение о важности звонка, принести извинение за беспокойство и попросить найти возможность пообщаться.

Сейчас звонок без предупреждения считается почти что невежливым. Предполагается, что воспитанный человек отправит сообщение с вопросом, удобно ли человеку разговаривать, перед тем, как позвонит.

В деловом мире еще больше ограничений по этому поводу: работающий человек в любой момент может быть на совещании, и лучше его не отвлекать незапланированным звонком. Если, конечно, речь не идет о срочном вопросе.

В общественных местах телефонные разговоры должны быть максимально короткими и сдержанными. Не стоит ехать в трамвае и всю дорогу обсуждать с другом свидание или состояние здоровья. Лучше предложить созвониться через какое-то время.

Как избавиться от телефонного спама>>

Социальные сети и отметки на фото

Понятие цифрового имиджа появилось не так давно, но уже основательно закрепилось и даже вытесняет привычный институт репутации. Чтобы не отпугнуть специалиста отдела кадров при устройстве на работу, будущую вторую половину при приглашении на первое свидание или сотрудника консульства США при выдаче визы, сегодня нужно внимательно следить за контентом в своих социальных сетях, рассказывает Татьяна Баранова. Люди изучают малознакомого визави прежде всего по информации о нем в интернете, а не опираясь на рекомендации или отзывы знакомых.

Подозрительные, неполиткорректные, резкие посты с двусмысленными фотографиями и контентом «на грани» — не лучшие помощники при построении цифровой репутации.

Лучше или закрыть профиль и делиться публикациями сугубо со своими близкими, или держать страницу открытой для всех, но тогда следить за тем, чтобы ее содержание было приемлемым.

Стоит ли добавляться в друзья к начальнику или коллегам, нужно решать индивидуально в каждом конкретном случае, считает Татьяна Баранова. Иногда люди сознательно разделяют круги общения. В других же ситуациях, особенно в небольших компаниях, взаимные подписки в соцсетях — проявление дружелюбия и открытости. Если есть сомнения, можно уточнить у коллег, принято ли в компании добавляться в друзья друг к другу.

Анна Фокина же придерживается позиции, что руководитель должен сохранять авторитет, дистанцию и поддерживать иерархию в коллективе. В этой связи не рекомендуется переходить с сотрудниками на «ты», навязывать свою дружбу в соцсетях, быть подписанным на личные, особенно закрытые страницы подчиненных.

Если уж вы подписались на профили коллег в соцсетях, Фокина не рекомендует выкладывать туда фотографии сотрудников компании и отмечать их на фото — это пример нарушения личных границ в цифровом пространстве.

О публикации фотографий друзей договориться проще. Главное — не выставлять откровенно неудачные фото, предостерегает Татьяна Баранова.

Полицейского снимать можно, ребенка – нельзя: за какие фото может грозить штраф>>