Обязательное использование МЧД с 1 сентября 2024 года: к чему быть готовыми

С 1 сентября 2024 года завершается переходный период, связанный с обязательным применением машиночитаемой доверенности (МЧД). Как перейти на новый формат работы электронного документооборота с минимальными потерями времени и денег, РИАМО рассказал руководитель практики внедрения CSP ELMA Раис Ахкямов.

Машиночитаемая доверенность (МЧД): зачем нужна и можно ли обойтись без нее

Фото - © Freepik.com

Закон об обязательном использовании машиночитаемой доверенности направлен на повышение безопасности и прозрачности электронных сделок. В отличие от традиционной бумажной доверенности, машиночитаемая версия содержит специальный код, который может быть легко прочитан и интерпретирован компьютерами, упрощая и ускоряя бизнес-процессы. Но пока это работает лишь в теории.

На практике компании оказались в непростой ситуации. 1 сентября 2024 года заканчивается установленный законом переходный период на МЧД, но они оказались к этому не готовы, поскольку регламент до сих пор не определен. Те компании, которые успели в августе прошлого года выпустить сертификат электронной подписи сроком на 12 месяцев, столкнулись с тем, что он истекает, а алгоритм перехода на новый формат подписи электронных документов не определен, говорит эксперт.

Если компания небольшая, можно не спешить с оформлением МЧД, а оставить право подписи за генеральным директором. Однако среднему и крупному бизнесу такой формат работы не подходит. Но и здесь есть возможность переждать, пока работа с МЧД не будет отлажена. Сертификат юридического лица генеральный директор может передать доверенному сотруднику, который будет подписывать документы. Правда, в таком случае компания сталкивается с рисками:

• подпись можно признать недействительной с точки зрения судебной практики;
• ЭЦП можно подписать абсолютно любой документ, и он будет признан юридически значимым (даже если подписывать его было не нужно).

Проблемы в работе с машиночитаемой доверенностью

Фото - © Freepik.com

Несмотря на то, что переходный период, связанный с использованием МЧД длился год, предусмотреть все риски оказалось невозможно. Сегодня как вендоры, так и бизнес сталкиваются с разными сложностями и нюансами оформления доверенности.

Отсутствие единого формата МЧД для государственных органов

Подготовить одну доверенность, которую примут везде, к сожалению, не получится, подчеркивает эксперт. На данный момент у ФНС, СФР, Банка России и других государственных структур разработан собственный формат, который отличается от других. Также существует и универсальный формат, разработанный Минцифрой, полномочия для которого должны публиковаться в ЕСНСИ (госуслуги), а сами доверенности – в распределенном реестре. Но не все ФОИВ (Федеральные органы исполнительной власти) принимают доверенность из распределенного реестра. Одни требуют, чтобы ее предоставили приложением к электронному документу, другие не принимают доверенность в виде приложения, она обязательно должна быть опубликована в распределенном реестре, обращает внимание Ахкямов.

Ограничения по количеству символов в строке

В МЧД прописывается много особенностей, касающихся территории, суммы, типов документов и других обстоятельств, связанных с полномочиями сотрудника, которому выдана доверенность. Все эти ограничения должны быть формализованы с юридической точки зрения.

Не все организации принимают МЧД

Например, на 1 августа 2024 года электронные документы для Росреестра должны быть подписаны только генеральным директором.

Отсутствие понятного реестра сведений по МЧД

Есть определенные проблемы с получением информации и тем, отозвана доверенность или нет.

Компаниям, которые еще не занимались вопросами МЧД, быстро решить вопрос не получится, даже если у них существуют системы управления доверенностями. В новых условиях придется либо дорабатывать текущую систему, либо создавать новую на базе готового решения. Проблема в том, что многие компании ранее пользовались предложениями западных вендоров, однако после их ухода с отечественного рынка технической поддержки не осталось. Кроме того, в МЧД указываются данные по юридическим и физическим лицам, раскрывать которые в некоторых случаях критично.

В перспективе компаниям придется заменить существующую систему. Готовых решений на рынке достаточно. Небольшие предприятия вполне смогут ими воспользоваться, поскольку им будет достаточно ограниченного функционала.

Среднему и крупному бизнесу понадобится интеграция в текущую IT-инфраструктуру. Например, в компании процессы настроены так, что необходимо получать данные из одной системы и передавать по МЧД в другие. Такой проект внедрения выполнить за месяц не получится, поэтому компаниям нужно работать параллельно в текущей системе и продумывать альтернативный вариант.

Несмотря на то, что для перехода на обязательное использование МЧД давался год, бизнес, государственные органы и вендоры оказались не готовы к запуску нововведения. Массово от предприятий запросы на разработку готовых решений стали падать вендорам лишь недавно, из-за чего рост нагрузки оказался не постепенный, как предполагалось, а стремительный.

Но проблемы с переходом на МЧД выявились не только у вендоров. Государственные производственные системы тоже оказались не готовы. ЦПРР не справляется с нагрузками и большим объемом данных, что приводит к ее нестабильной работе и долгой проверке документов, отмечает эксперт. Эта ситуация может стать критичной для компаний, которым важна скорость подписания документов, например, производителям молочной продукции, поскольку срок годности товара короткий.

Как перейти на МЧД: основные стратегии

Фото - © Adobe Stock

Откладывать вопрос с МЧД больше не получится, поэтому компаниям придется принять решение о том, как действовать, говорит Ахкямов. Самыми очевидными остаются следующие стратегии:

• продумать целевое видение работы с МЧД — возможно, часть процессов можно вернуть в бумажный документооборот;
• выпустить вручную МЧД доверенным физическим лицам для подписи критичных процессов, указав расширенные полномочия с предварительной оценкой рисков;
• параллельно изучить IT-системы и инструкции, определив целевую схему работы.

Если крупным и средним компаниям лучше придерживаться вышеперечисленной стратегии, то предприятиям с небольшим объемом документооборота можно подождать, пока процесс работы с МЧД будет отстроен, и временно перейти к ручному прикладыванию доверенности. Или оставить подписание документов генеральному директору в случае, если их объем небольшой.

Можно даже организовать посменное дежурство рядом с сертификатом с подписанием документа. Процесс необходимо выстроить так, чтобы предварительно документ отсмотрели и согласовали несколько человек. В таком случае останется лишь технический этап подписания документа. Пока не удастся автоматизировать процесс, эта схема будет работать. Дело в том, что высокий спрос при ограниченном предложении ведет к росту цен на внедрение и управление МЧД, что для малого бизнеса может быть слишком дорого.

Шесть шагов по автоматизации процесса работы с МЧД

Фото - © Freepik.com

Чтобы перейти на МЧД, нужно выполнить следующие шаги.

• Оценить объем электронных документов.
• Определить, какое количество в ЭДО составляют B2B-документы с контрагентами, документы для ФНС и для СФР. Для этих категорий уже есть решения по автоматизации МЧД, и выход с ними в пилот займет 2-3 недели.
• Изучить, кто из сотрудников подписывает документы помимо генерального директора. Определить количество сотрудников, которым необходимо оформить МЧД.
• Принять решение о целевой картине: где, как и кто должен подписывать документы, на основе какой МЧД, с какими полномочиями. На этом этапе появится понимание, какие именно процессы подписания документов с МЧД нужно автоматизировать.
• Если автоматизация нужна, следует выбрать целевую платформу, пообщаться с вендорами и представителями ФОИВ и ГИС по поводу того, как ее провести с учетом их требований.
• Запустить проект, выбранный в соответствии с целями, потребностями, сроками и финансовыми возможностями конкретной организации.

Переход к обязательному использованию МЧД с 1 сентября 2024 года: риски для тех, кто не успел

Фото - © Freepik.com

Несоблюдение требования об обязательном использовании МЧД может привести к недействительности электронных документов и возникновению юридических проблем. Из-за этого будут приостановлены многие процессы, соответственно, нарушатся сроки, оговоренные в контрактах, сроки подачи отчетности, возникнут сложности с участием в торгах и даже возможна остановка коммерческой деятельности.

Для компаний, которые принимают решение обойтись без автоматизации, нужно учесть следующие риски:

• потеря МЧД;
• прикладывание МЧД не с теми полномочиями;
• вероятность непринятия документов государственными органами;
• долгий процесс подписания документов;
• увеличение расходов на оплату труда работников.