7 способов сохранить электронную информацию

Как защитить ценную информацию на компьютере, правильно сделать бэкапы документов и графических файлов, и что делать владельцам смартфонов, читайте в материале РИАМО.

Потерять нельзя спасти

Материал подготовлен Чеховским ИА>>

В XXI веке большинство людей с раннего возраста обзаводятся цифровой техникой, с помощью которой создают информацию и обмениваются ею. Часть накопленных человечеством данных находится в свободном доступе, например, музыка, книги и фильмы. Другая часть представляет ценность только для их владельцев – это личная информация. Потерять информацию из-за компьютерного сбоя или вируса очень обидно.

Потеря черновика романа для писателя равноценна неопубликованной книге и невыплаченному гонорару. Потеря реферата или курсовой для студента грозит неуспеваемостью в вузе. Потеря документа или отчета в организации или на предприятии в лучшем случае означает срыв сроков работы и аврал, в худшем – потерю контракта, прибыли и деловой репутации.

С изобретением компьютера как средства хранения, обработки и обмена данными человечество столкнулось с тем, что информация имеет свойство портиться, так как хранится на материальных носителях. Истираются и «сыплются» магнитные ленты, выходят из строя механизмы и электронные детали жестких дисков, царапаются «болванки» CD и DVD, перестают читаться устройства flash-памяти.

Получается, файлы – тоже «смертны». И здесь на помощь приходит резервное копирование, или бэкап – от английского back up – «поддержка, запасной путь». Поэтому даже у потерянного, казалось бы, навсегда файла может оказаться двойник, который поможет «воскресить» всю информацию.

Фирма-производитель жестких дисков Western Digital провела исследование взгляда потребителей на резервное копирование. Около трети опрошенных признали большую ценность данных на их жестком диске, более половины имеют представление о том, как обезопасить себя от их пропажи, используя бэкапы. Однако остаются те, кто не знает, как защитить важную для них информацию.

Как сделать бэкап

Флешка и внешний диск

Копировать важные файлы на внешний носитель, например, USB-флешку или портативный диск. Следует убедиться, что на новом месте файл открывается без ошибок, при необходимости сохранить заново и опять проверить. Помните: перед тем как вытащить устройство из разъема, нужно нажать «Извлечь» в меню, вызываемом правой кнопкой мыши. По этой команде ОС Windows убеждается, что информация сохранена полностью.

Жесткий диск за 5000 рублей или даже флешка за 500 рублей могут содержать документацию ценой в сотни и тысячи миллионов рублей. Однако мнения насчет семейного фото- и видеоархива расходятся. Многие интернет-пользователи при обсуждении ценности бэкапов личной информации признали, что обменяли бы свой жесткий диск, например, на заполненный едой холодильник. В то же время есть категория людей, посвящающих время и вкладывающих немалые деньги в усиление своей «информационной крепости».

Электронная почта

Отправляйте готовые файлы себе на электронную почту. Для удобства можно завести отдельный ящик. Этот совет пришел из «доинтернетной» эры: после ряда скандалов вокруг авторских прав писателям и изобретателям стали советовать посылать себе копии документов бумажным письмом и хранить их, не вскрывая, так как суды гораздо охотнее рассматривали вещественные доказательства в виде бумаг с официальными печатями.

Файлообменники

Делайте копии важных файлов в онлайн-хранилищах данных. Это очень удобно, так как информация будет надежно сохранена на сетевых серверах и доступна с любого устройства, подключенного к интернету. На сегодняшний день самыми популярными являются сервисы Google Drive, iCloud, Dropbox, Яндекс.Диск, Облако@mail.ru. Эти сервисы удобны и для хранения текстовых файлов, и для фото-видео.

Архивация

Пользоваться встроенной в операционную систему возможностью архивации по расписанию (в Windows 7: Пуск > Обслуживание > Архивация и восстановление; в Windows 8 и Windows 10: Поиск > История файлов). Программы-архиваторы служат для объединения множества файлов в один, с их помощью можно сэкономить свободное место на носителях информации небольшого объема – дисках и флешках, а также установить защиту паролем. Кстати, архивы практически «не по зубам» вирусам.

Синхронизация

Многие держат важную информацию в смартфонах и планшетах. На них резервное копирование сводится к использованию функции синхронизации с серверами производителя операционной системы – Google или Apple. Так можно сохранить не только файлы, но и контакты, в том числе телефоны и адреса электронной почты.

RAID

Как для рядовых пользователей, так и для IT-профессионалов доступна технология RAID, от английского Redundant Array of Inexpensive Disks – «избыточный массив недорогих дисков». Она позволяет «на лету» получать дубликаты данных абсолютно без вмешательства пользователя. Ее недостаток в том, что при выходе из строя диска в массиве требуется время на «перестройку» данных.

Хранение фото и видео

У профессиональных фотографов и видеооператоров популярны устройства, которые автоматически, при нажатии одной кнопки, копируют отснятые кадры с flash-карты на жесткий диск без подключения к компьютеру. Цена вопроса – порядка 300 долларов. Некоторые потом делают третью копию, хотя вероятность того, что первые две испортятся одновременно, крайне мала.

Для обычных пользователей, снимающих на смартфон, вполне годятся приложения социальных сетей и «облачных» сервисов. Среди последних популярны тот же Dropbox или Time Machine и прочие приложения, доступные в AppStore и GooglePlay. Благодаря им стало просто «залить» ролик или фотоальбом в интернет в реальном времени. Единственный недостаток такого бэкапа – нужен быстрый мобильный интернет.

Правила безопасного хранения

Информация может стать неуязвимой к компьютерным сбоям и вирусам, если соблюдать несколько простых, но эффективных правил.

Понятные названия файлов

Нужный файл может быть на виду, но затеряться в общей куче из-за непонятного имени. Записывайте срочные планы на месяц в файл «Планы на апрель 2016», а не в безликий «Документ_23». То же самое с рабочими папками: гораздо проще будет найти «Отчеты-2016», а не «Новая папка (3)».

Личное правило хранения данных

Придумайте свое правило для сохранения важной информации. Возможно, именно оно придет вам на помощь в экстренный момент.

Антивирус

Стоит приобрести и регулярно обновлять антивирусную программу. Многие компьютерные вирусы направлены на незаметное воровство информации, однако они могут и целенаправленно повреждать программы и документы. «Вирусописатели» особенно любят дату 1 апреля, но оказаться в дураках по прихоти компьютерного хулигана можно в любое время года.