Электронные транспортные накладные: что нужно сделать бизнесу до 1 сентября 2026 года

Об изменениях в документообороте с 1 сентября, связанном с перевозками в России, читайте в материале РИАМО.

Что такое ЭТрН и что изменится в грузоперевозках с 1 сентября 2026 года

Фото - © Ярославский Максим / Фотобанк Лори

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательным форматом для большинства участников грузоперевозок. Правила закреплены Федеральным законом № 140-ФЗ. Нововведение затронет отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей грузов.

По сути, ЭТрН — цифровой аналог привычной транспортной накладной. Документ имеет ту же юридическую силу и содержит необходимые реквизиты, но оформляется и подписывается в электронной системе.

Изменения касаются не только автомобильных перевозок. В электронный формат должны перейти транспортные накладные и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные и воздушные грузовые накладные.

Кому обязательна электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года

Фото - © Nart / Фотобанк Лори

Главное изменение касается всех участников одной перевозки. После перехода на новые правила с ЭТрН должны работать грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и получатель.

При этом сама транспортная накладная нужна не при любой передаче товара. Если перевозка осуществляется без договора перевозки, оформлять именно ТН не требуется. Например, отдельные правила действуют при доставке товара собственным транспортом продавца, самовывозе или перемещении продукции между собственными объектами.

Это важный нюанс: переход на ЭТрН не означает, что абсолютно любое перемещение товара с 1 сентября автоматически потребует электронной накладной.

Как оформить электронную транспортную накладную: кто и когда подписывает ЭТрН

Фото - © Павел Муравьев / Фотобанк Лори

ЭТрН не является одним документом, который заполняет один человек от начала до конца. Она формируется поэтапно, а свою часть вносит каждый участник перевозки.

Грузоотправитель указывает сведения о грузе, машине, водителе и самой перевозке. Перевозчик подтверждает прием груза. После доставки получатель фиксирует состояние товара и обстоятельства приемки, а перевозчик подтверждает его передачу. Если в дороге меняются условия перевозки, предусмотрено оформление дополнительных сведений.

Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и передается через операторов электронного документооборота в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Вместо нескольких бумажных экземпляров появляется единый электронный документ, доступный всем участникам перевозки.

В каких случаях можно использовать бумажную транспортную накладную: исключения

Фото - © Николай Винокуров / Фотобанк Лори

Полный отказ от бумажных документов касается не всех перевозок. Предусмотрены исключения.

В частности, бумажный формат может сохраняться при перевозках, связанных с Министерством обороны, в некоторых случаях с иностранными участниками, при отдельных каботажных перевозках, а также при перевозках для личных нужд, не связанных с предпринимательством. Исключения предусмотрены и для ситуаций, когда отсутствует интернет или техническая возможность передать документы в ГИС ЭПД.

То есть правило с 1 сентября можно сформулировать проще: для бизнеса электронная накладная становится стандартом, а бумага — исключением.

Как подготовиться к переходу на ЭТрН: чек‑лист для бизнеса

Фото - © Игорь Низов / Фотобанк Лори

Откладывать подготовку до последнего дня рискованно. Компании потребуется не просто заменить бумажный бланк электронной формой, а встроить новый документ в действующий процесс перевозки.

Для работы понадобятся квалифицированные электронные подписи, подключение к оператору электронного документооборота и доступ сотрудников к соответствующей системе. Также придется настроить работу ответственных сотрудников и водителей и обучить их новому порядку оформления документов.

На практике разумно заранее провести несколько тестовых перевозок: проверить, как формируется накладная, кто и на каком этапе ее подписывает, как информация попадает в систему и что происходит при изменении данных во время рейса.

Преимущества ЭТрН для отправителей, перевозчиков и получателей грузов

Фото - © Николай Винокуров / Фотобанк Лори

Для бизнеса главный плюс — сокращение бумажного документооборота. Не придется передавать физические экземпляры между отправителем, перевозчиком и получателем, а информация о перевозке становится доступна участникам через единую систему.

Электронный формат также снижает риск потери или подделки документов и может ускорить подтверждение перевозки и расчеты между сторонами. В налоговом учете транспортная накладная, в свою очередь, используется для подтверждения расходов на перевозку и в соответствующих случаях права на вычет НДС.

Есть и практический плюс: электронный документ не нужно хранить в бумажном архиве и искать среди папок при проверке.

Что будет, если не оформить ЭТрН после 1 сентября 2026 года

Фото - © Elnur / Фотобанк Лори

После вступления новых правил в силу отсутствие необходимой ЭТрН может создать для компании не только организационные, но и финансовые проблемы. Работа без предусмотренного электронного документа может привести к сложностям с подтверждением расходов и налоговыми вычетами, а также к административной ответственности.

Поэтому переход на ЭТрН лучше воспринимать не как формальную замену бумаги, а как изменение всей цепочки документооборота. Чем раньше компания проверит систему на реальных перевозках, тем меньше риск, что первый же рейс после 1 сентября превратится в проблему.

Главное: если компания регулярно отправляет или получает грузы с привлечением перевозчиков, к 1 сентября ей нужно проверить ЭДО, КЭП, подключение к ГИС ЭПД и готовность сотрудников работать с электронными накладными. Для большинства участников грузоперевозок бумажный формат с этой даты перестает быть обычным вариантом.